Netto subsidies - Hoeveel is die subsidie ​​echt waard? - PEAK Subsidieverlening (2023)

Ik ben net terug van deSubsidie ​​Beroepsverenigingconferentie in St. Louis. Het was een geweldige conferentie met veel leermogelijkheden voor subsidieprofessionals.

Ik presenteerde een sessie getiteld “De staat van het aanvragen van subsidies en de implicaties ervan voor subsidieprofessionals' waaruit enkele conclusies werden getrokken over wat de huidige staat van het aanvragen van subsidies betekent voor iedereen die betrokken is bij het aanvragen van subsidies. Een van de problemen die naar voren kwamen, was de toegenomen concurrentie om subsidies met beperkte beschikbare middelen.

Verschillende mensen vroegen hoe ze anderen in hun organisatie (bijvoorbeeld het senior management) duidelijk konden maken dat een bepaalde subsidie ​​niet de moeite waard was, vooral gezien de beperkte middelen. Ik noemde het concept van een netto subsidieberekening, en genoeg mensen vroegen me ernaar dat ik dacht dat het de moeite waard was om een ​​blogpost te schrijven (het is iets wat ikeerder over gesproken, maar niet op dit forum).

Dus hier gaat het. Eerlijke waarschuwing: dit wordt een beetje lang.

De berekening van de nettosubsidie ​​is een hulpmiddel om de netto geldwaarde te bepalen die een subsidie ​​aan uw organisatie zal opleveren, dus de subsidie-inkomsten exclusief kosten om de subsidie ​​te verkrijgen en te beheren. Fundamenteel is het:

Subsidiebedrag - Totale subsidiekosten = Netto subsidie

Voor de eenvoud is het nemen van het gevraagde bedrag als subsidiebedrag een goed uitgangspunt, maar het geeft niet nauwkeurig het verwachte bedrag van de subsidie ​​weer. Aangezien dit bericht lang gaat worden, en ik snel tot de essentie van deze berekening wil komen, zal ik de meer genuanceerde versie van het subsidiebedrag (het verwachte bedrag) verderop plaatsen, en je kunt helemaal doorlezen als je zo geneigd bent.

De totale subsidiekosten zijn niet de kosten om het programma dat u probeert te financieren daadwerkelijk uit te voeren. U hebt die informatie ook nodig en speelt een rol in het besluitvormingsproces over het al dan niet aanvragen van een subsidie, en welke subsidies u wilt opnemen als onderdeel van uw subsidiestrategie, maar maakt geen deel uit van de berekening van de nettosubsidie.

De totale subsidiekosten zijn de totale kosten voor het vinden, aanvragen, verkrijgen, rapporteren en anderszins beheren van de subsidie. De afzonderlijke componenten kunnen variëren, afhankelijk van uw organisatie of de specifieke subsidie ​​die u nastreeft, maar hier zijn de basiselementen:

Totale subsidiekosten = (uren besteed aan het onderzoeken van mogelijkheden + uren besteed aan het schrijven van LOI (als die er is) + uren besteed aan het schrijven van aanvragen + uren besteed aan communicatie met financier + uren besteed aan het schrijven van rapporten + uren besteed aan andere diverse subsidiegerelateerde activiteiten) * De Uurloon van de persoon die het werk doet

Dit kan een beetje lastig worden. Uw organisatie heeft mogelijk meerdere mensen die aan verschillende onderdelen van het subsidieproces werken. En mensen worden kieskeurig over salarisinformatie. De meest nauwkeurige versie van deze berekening houdt rekening met de verschillende uursalarissen voor elke persoon die aan een bepaald deel van de subsidie ​​werkt, maar als u niet op dat detailniveau wilt ingaan, kunt u dit doen of industriegemiddelden gebruiken. .

En de componenten die in de kostprijs gaan verschillen, zoals hierboven aangegeven, per organisatie en per subsidie. Heeft uw organisatie meerdere goedkeuringsfasen? Lezen en bewerken meerdere mensen elke subsidieaanvraag? Brengt de financier een bezoek ter plaatse? Hoeveel medewerkers zijn bij dat proces betrokken? Hoeveel van hun tijd besteden ze aan de voorbereiding van het locatiebezoek, buiten de tijd die aan het bezoek zelf wordt besteed? Er zijn een heleboel andere potentiële variabelen en uw kilometerstand kan variëren.

Maar laten we op een basisniveau, en om dit concreter te maken, aannemen dat er één persoon is die alle facetten van het subsidieproces doet, en dat het salaris van die persoon $ 60.000 per jaar is. Als die persoon 2 weken vakantie per jaar heeft, is zijn uurloon $ 30.

Laten we dan zeggen dat deze specifieke beurs het volgende aantal uren vereist (en zal vereisen) van start tot finish:

• Onderzoek en vind gelegenheid: 8 uur
• LOI schrijven: 8 uur
• Schrijfvoorstel: 27 uur
• Communiceren met financier: 8 uur
• Schrijven van rapporten (tussentijds en definitief): 20 uur
• Andere diverse tijdsbesteding: 10 uur

(Deze cijfers zijn zeer ruwe schattingen, sommige ontleend aan gegevens inVerdrinken in papierwerk)

Totaal aantal bestede uren: 81

Uurtarief: $ 30

Totale kosten subsidiekosten: $ 2.430

Opmerking: zoals hierboven aangegeven, zijn dit niet de kosten van het uitvoeren van het programma dat door de subsidie ​​wordt gefinancierd. Dit zijn alleen de kosten voor het verkrijgen en beheren van de subsidie.

En dit is een vrij simplistisch voorbeeld. Als je in iets groters dan een vrij kleine organisatie werkt, zullen er bijna altijd meer dan één persoon bij het proces betrokken zijn. En hoe groter de subsidie, hoe ingewikkelder en ingewikkelder de aanvraag en het toezicht, dus alle cijfers zullen waarschijnlijk hoger zijn.

Maar laten we zeggen dat u een subsidie ​​​​van $ 50.000 aanvraagt. In het beste geval is de netto subsidiewaarde:

Subsidiebedrag - Totale subsidiekosten = Netto subsidie

Dus:

$ 50.000 – $ 2.430 = $ 47.570

Niet slecht. Maar als u een beurs van $ 10.000 aanvraagt:

$ 10.000 – $ 2.430 = $ 7.570

Het meeste geld dat u dan moet uitgeven aan het programma dat u probeert te financieren, is $ 7.570. Is dat genoeg? Is dat allemaal beperkte financiering? Zal het eventuele overheadkosten dekken? Dat is een ander onderwerp voor een andere dag, maar iets waar u rekening mee moet houden bij het maken van een budget voor een programma en het bekijken van inkomstenstromen.

Nu, om wat genuanceerder te worden over het subsidiebedrag: het subsidiebedrag is niet echt het subsidiebedrag. Lijkt vrij eenvoudig, toch? Het subsidiebedrag is het aangevraagde subsidiebedrag. Dat is een manier om ernaar te kijken. Een meer genuanceerde benadering zou kijken naar deverwacht bedragvan de subsidie. Dit kan ingewikkelder worden, maar ik zou willen voorstellen om drie factoren mee te nemen in het verwachte bedrag van de subsidie ​​(die u vervolgens kunt combineren op de manier die voor uw organisatie het meest logisch is):

• Het gevraagde bedrag
• Het bedrag dat de financier waarschijnlijk zal toekennen
• De kans op het krijgen van de subsidie

Het gevraagde bedrag: vrij eenvoudig.

Het bedrag dat de financier waarschijnlijk zal toekennen: zelfs als de financier besluit de subsidie ​​toe te kennen (meer daarover hieronder), is het bedrag dat u heeft aangevraagd niet noodzakelijkerwijs hetzelfde als het bedrag dat de financier zal kiezen om toe te kennen. Kijk naar de geschiedenis van de financier (welke omvang hebben ze in het verleden aan uw organisatie toegekend? Aan andere organisaties? Bent u een eerste begunstigde? Bent u een herhaalde begunstigde die ze proberen te onttrekken aan hun financiering? Wees realistisch over alles van deze dingen) - en beoordeel wat u denkt dat de financier waarschijnlijk zal toekennen, zelfs als het anders is dan wat u had gevraagd.

De kans op het krijgen van de subsidie: als dit al jaren een terugkerende financier is, kan de kans om de subsidie ​​te krijgen bijna 100% zijn. Als het een nieuwe financier is, of een nieuw programma, of de financieringsprioriteiten zijn veranderd, of het personeel van de financier is veranderd, of het gaat niet goed met de economie, of een aantal andere dingen, zal de kans op toekenning van een subsidie ​​waarschijnlijk kleiner zijn. dan 100%, soms veel minder dan 100%.

U kunt ervoor kiezen om gewoon het gevraagde bedrag en de waarschijnlijkheid te nemen om het verwachte bedrag te berekenen. Ik denk dat kijken naar het bedrag dat de financier waarschijnlijk zal toekennen, een beter gegevenspunt is om tot het werkelijke verwachte bedrag en uiteindelijk de werkelijke nettowaarde van de subsidie ​​te komen.

Om dit wat concreter te maken, volgt hier een specifiek voorbeeld. Stel dat u zich aanmeldt bij een nieuwe financier (dat wil zeggen, nieuw voor uw organisatie). Je ziet aan hun subsidiegeschiedenis dat ze de neiging hebben om subsidies toe te kennen variërend in grootte van $ 10.000 tot $ 50.000. Als u meer gedetailleerde informatie kunt krijgen, ziet u mogelijk dat de gemiddelde beurswaarde $ 30.000 is. Dus uw berekening van het verwachte bedrag van de subsidie ​​zou als volgt gaan:

Gevraagd bedrag = $ 50.000. Bedrag financier zal waarschijnlijk toekennen = $ 30.000 (dit is misschien een beetje conservatief, maar het wordt in dit geval ondersteund door gegevens, en het is beter om conservatief te zijn dan het toegekende bedrag te overschatten). Kans op subsidie ​​= 50%.

Dus het verwachte subsidiebedrag = $ 30.000 * 0,5 = $ 15.000.

Om dat toe te passen op de berekening van de nettosubsidie ​​voor de subsidie ​​van $ 50.000 waar we eerder naar keken:

Verwacht subsidiebedrag – Totale subsidiekosten = Netto subsidie

$ 15.000 – $ 2.430 = $ 12.570

Die $ 50.000 ziet er minder aantrekkelijk uit, nietwaar?

OK. We hebben hier veel getallen en permutaties doorgenomen, maar wat betekent dit allemaal? Hoe kunt u dit gebruiken in uw dagelijkse activiteiten op het gebied van het zoeken naar subsidies?

1. Neem dit kader als uitgangspunt. Voer de stappen in (alles waarbij iemands tijd betrokken is) die relevant zijn voor uw organisatie, en kom zo dicht mogelijk bij de uurlooninformatie voor de betrokken mensen.
2. Schat het aantal uren in dat betrokken zal zijn bij elke beurs die u overweegt na te streven.
3. Als er niets anders is, geef dan prioriteit aan degenen met de hoogste nettowaarde.
4. Denk aan alternatieve kosten. Als u overweegt om twee beurzen na te streven, heeft u dan de bandbreedte om beide na te streven? Zo nee, welke heeft een hogere nettowaarde? Als u naar een hele portefeuille met subsidies kijkt, welke subsidies streeft u dan niet na (of welke andere fondsenwerving of gerelateerde activiteiten voert u niet uit) die positieve resultaten kunnen opleveren voor uw organisatie?
5. Gebruik de gegevens die voortkomen uit uw berekeningen om voor uw baas of uw directie duidelijk te maken waarom u bepaalde kansen wel of niet zou moeten nastreven of er tijd aan zou besteden

Je hebt het tot het einde gehaald. Je moet echt geïnteresseerd zijn in dit onderwerp. Dit was lang. Vooral omdat je tot nu toe hebt gelezen, zou ik graag je mening horen!